O papel do facility manager - gestor de instalações, em português - passa pela manutenção das infraestruturas que engloba, sobretudo, a organização do espaço e a manutenção dos equipamentos. A gestão do espaço inclui inevitavelmente a limpeza e a integridade das instalações que, por sua vez, garante a segurança das pessoas.

No seguimento desta responsabilidade para com a limpeza e a preservação das instalações, o facility manager deve aplicar estratégias de higienização e desinfeção dos espaços, evitando desta forma a propagação de bactérias e vírus através das superfícies. Para isso, o gestor deve especificar os procedimentos de higiene através de um programa de limpeza rigoroso, onde está explícito quais os passos que devem ser seguidos nas diferentes áreas do edifício. Cada procedimento deve incluir quais as superfícies que devem ser limpas, quem é o responsável por cada área e quais os produtos que devem ser utilizados em cada uma delas.

Além disso, o facility manager deve assegurar que existe um plano de conduta para o caso de existir algum surto nas instalações. Este plano deve conter todas as medidas a tomar em caso de presença de um vírus e deve estar isolado do programa diário de limpeza. Estas medidas incluem, por exemplo, apoiar os colaboradores na compreensão da importância de identificar atempadamente os sintomas de uma infeção e, também, explicar quais os comportamentos que previnem o contágio e a propagação do vírus.

Em relação ao COVID-19 - nome atribuído pela Organização Mundial da Saúde à doença provocada por um novo coronavírus – o facility manager deve incentivar os colaboradores a adotar e cumprir as recomendações emitidas pela Organização Mundial da Saúde (OMS). Este vírus foi identificado pela primeira vez em humanos no final de 2019, na cidade chinesa de Wuhan, e já chegou a todos os continentes. Os sintomas do COVID-19 são semelhantes a uma gripe, nomeadamente febre, tosse, dificuldade respiratória e cansaço.

Considerando a facilidade de propagação deste vírus, reforçamos abaixo algumas medidas que todas as empresas devem, conscientemente, adotar:

• Distribuição de gel desinfetante pelos diversos espaços da empresa, particularmente nas casas de banho, salas de reuniões, zonas de alimentação, etc.;
• Reforçar os planos de limpeza e desinfeção dos espaços com as equipas responsáveis, envolvendo-as nesta problemática;
• Incentivar os colaboradores a permanecer em casa caso demonstrem sintomas de gripe; 
• Evitar o contacto físico com outras pessoas; 
• Evitar viagens internacionais;
• Evitar locais públicos com aglomerado de pessoas;
• Reduzir ao máximo as reuniões presenciais, recorrendo a outras ferramentas de comunicação disponíveis; 
• Distribuição de cartazes informativos pelos vários espaços do edifício, com regras para tossir, espirrar e higienização das mãos (site do SNS e da OMS);
• Acompanhar o desenvolvimento da situação do vírus em https://www.who.int/

Com todas estas práticas preventivas em vigor, o facility manager aumenta a probabilidade de enfrentar com sucesso qualquer tipo de vírus, seja o COVID-19 ou outro tipo de doença infeciosa. 

Estas estratégias são implementadas e controladas de forma mais fácil com o recurso a uma ferramenta digital de manutenção ou de facilities management. O processo de atribuição de trabalho às equipas técnicas, a gestão de tarefas e o reporte de atividade é mais fácil e eficiente com um software de manutenção.